魔法の整理術! WI式ファイル法・公式サイト
いつまでたっても机がぐちゃぐちゃなあなたへ・・・  超整理法+山根式袋ファイル法+α= 「WI式ファイル法」 大型事務封筒(角形2号)にまとめて入れるだけの超簡単な整理術!


「魔法のように片づく!見つかる!ファイルの技術」の著者である刑部先生(医学博士)がWI式ファイル法の公式サイトを立上られました。

以前、私がWI式について書いた記事にトラックバックとコメントをいただき、知ることができたのですが10月半ばから記事を書かれているようです。昨日は公式サイトの中で私のWI式ファイル法体験を取り上げてくださっています。

さて、WI式をスタートして3ヶ月の現状ですが・・・ 続いています。とにかく簡単でシステマティックな手法なので習慣化してしまうとまったく苦になりません。

新しい仕事が来ると、反射的に封筒を取り出してラベルを貼り付け(忙しいときは先ずは手書きでラベルを書いて、暇なときに後からテプラでラベルを上から貼っています。)スタートの日時を書き込みます。そのときの作業が終わると、概要を封筒の表のに書き込んで、資料を封筒に叩き込んでからブックエンドの左端に突っ込む。

対応中の案件で新しい動きがあったときはブックエンドを左から確認して、見つけたところで引っ張り出し、封筒の表のメモを確認して状況を思い出してから封筒の中身を机の上に出す。対応が終わったら封筒のメモに日付と作業の概要を書き込んでから封筒の中に資料を叩き込む。そしてブックエンドの左端へ・・・。

完了した内容について報告を求められると、キャビネットの中でラベルを頼りに検索。引っ張り出して封筒のメモで概要を把握。中身から必要な書類を出して報告する。

時々、ブックエンドの一番右にある未使用の封筒がなくなると 買い置きしてある封筒の上端をまとめて10枚ほど切り落とし補充。

こんな作業を毎日繰り返していますが、一番うれしいのは封筒をキャビネットに移すときです。
先日も2ヶ月以上引っ張ってしまったクレーム関係の封筒(パンパンに膨れ上がってしまった)をキャビネットにまとめて3つほど移すことができたのですが・・・大きな充実感を得ることができました。WI式導入前は「終わった〜」というだけだったのですが、パンパンに膨れた封筒のメモに日付と完了の文字を書き込み、発生からの経緯を眺めてキャビネットに移すと「よくやったな〜。俺も結構できるじゃん。次はもっと早くキャビネットに移すぞ!!」とモチベーションの維持にも効果絶大です。(通常の案件は右側で停留したところでキャビネットに移していますが、クレーム処理などの終わりがはっきりした業務については、終了時にキャビネットに移動しています。)

WI式を始めてから私の机の上からうずたかく積まれた書類はなくなりました(積まれたものの大半は作成中の資料をプリントしたものなど、捨てられる書類でした。今は毎回封筒に書類をしまう時に不要なものはゴミ箱に捨てているので、無駄な書類もなくなりました。)。机のうえの使用可能領域が広がったので、作業効率も上がっています。

私が将来、別の部署に移ったりして現在の仕事を手放したときも簡単に移管できるのではないかと思っています。そのときには私の後継者が継続してくれるといいな・・・。そして、私の新しい机の上には真新しい封筒が10枚並ぶことと思います。


P.S.今回は現状を一気に書き連ねてしまったので、未経験の方はわかりにくかったかもしれません。WI式ってなに?という方は是非公式サイトを訪れて見てください。私の記事(1,2,3)もお役に立てればうれしいです。
当然ながら「魔法のように片づく!見つかる!超ファイルの技術」は超お薦めです。さらっと読んでスタートできるのでご一読をお薦めします。
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